Die Pressekonferenz ist die einfachste und die effektivste Art, die Presse und damit die Öffentlichkeit zu unterrichten. Sie bietet sich an, wenn mehrere Medien mit einer bedeutenden Mitteilung angesprochen werden sollen. Eine Pressekonferenz bietet auch die Chance, mehrere Ansprechpartner zu einer Mitteilung zu präsentieren. Ziel ist, dass die Nachricht zeitgleich möglichst alle relevanten Medien mit dem gleichen Inhalt erreicht.
Pressekonferenzen benötigen eine Vorbereitungszeit von mindestens 4 bis 6 Wochen. Erstens sollte man nachprüfen ob der Anlaß der Pressekonferenz den organisatorischen Aufwand rechtfertigt, z.B: Eröffnung eines neuen Werkes, Präsentation neuer Produktlinien, neuste und interessante Forschungsergebnisse, Einführung neuer Technologien u.s.w. Ein genauer Termin muss festgelegt werden. Am besten liegt er morgens und am Anfang der Woche damit die Journalisten Zeit haben über die Pressekonferenz zu schreiben. Der Teilnehmerkreis und die Teilnehmerzahl sollten lange vor der Veranstaltung festgelegt werden (welche Medien, Tagespresse, Fachpresse, Referenten, Mitarbeiter und Multiplikatoren man einladen will).
Die Einladungen an die Journalisten sollten spätestens drei Wochen vor der Veranstaltung versandt werden. Man sollte auch einen Reminder schicken umgefähr 3-4 Tage vor dem Konferenz. Die Informationsmaterialien sollten das PR-Team zusammen mit der Führung der veranstaltender Firma vorbereiten (Pressemappen zusammenstellen).
Pressekonferenzen sollten außer Haus stattfinden, in angenehmen und repräsentativen Räumen (Hotels, Kongreßzentren). Falls man einen Hotel auswählt, sollte man dafür sorgen, dass dieser leicht zu finden ist, dass er einen passenden Koferenzraum enthält, prüfen ob die technischen Mittel gut funktionieren und ob es genügend Parkplätze für die Gäste gibt. Die Veranstalter sollten sich Gendaken darüber machen, welche unangenehmen Fragen in der Pressekonferenz auftachen könnten. Ein zentraler Sprecher sollte ausgewählt werden damit er die Diskussion moderieren und leiten kann.

Gönczi Andrei

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